Digitale Rechnungsverarbeitung

Mit d.velop invoices direkt in InforCOM buchen

 

Mehr Zeit dank d.velop invoices

Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen bedeutet nicht nur enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Aufgrund langer Liege- und Bearbeitungszeiten verpassen Unternehmen und Organisationen wertvolle Skontofristen. Und nicht nur das: Auch eine ausreichende Transparenz, z.B. bei welchem Sachbearbeiter sich die Rechnung gerade befindet, fehlt.

Die wichtigsten Funktionen der
digitalen Rechnungsverarbeitung im Überblick

Rechnungseingang: Import über flexible Eingangskanäle
Papierbelege werden einem Scanner zugeführt, als PDF-Datei digitalisiert und importiert. Geht eine Rechnung in digitaler Form per Mail z.B. als X-Rechnung oder im ZUGFeRD-Format ein, wird sie voll automatisiert in die Software überführt.

Rechnungserkennung: Auslesen und Extraktion der Daten
Alle relevanten Informationen wie Kopf-, Fuß- und Positionsdaten werden automatisch von der Rechnung abgelesen und stehen jederzeit und von überall aus zur Verfügung. Das manuelle Abtippen und Übertragen von Daten gehört damit der Vergangenheit an.

Datenüberprüfung: Sichtkontrolle mit Unterstützung durch KI
Nach der Erkennung stehen die ausgelesenen Daten zur Kontrolle und ggf. Bearbeitung bereit. Anwender:innen werden dabei durch eine Künstliche Intelligenz (KI) unterstützt, welche permanent selbstständig aus den Eingaben lernt. So wird die Software mit der Zeit immer intelligenter und Erkennungsquoten stetig erhöht.

Rechnungsworkflow: Prüfen, Freigeben & Buchen
Sowohl der digitale Freigabe-Workflow als auch die Bedingungen für die einzelnen (Prüf-) Schritte lassen sich gemäß Ihren Anforderungen individualisieren. Gestalten Sie Freigabeprozesse nach Ihren Regeln.

Schnittstellen: Nahtlose Integration in InforCOM
Die digitale Rechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in Ihre InforCOM und ist direkt mit Ihrem Bestellwesen und den buchhalterischen Abläufen verbunden.

Revisionssichere Archivierung: Alle Rechnungen stets im Blick
Die gebuchten Rechnungen werden revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt und sind zu jeder Zeit und von jedem Ort auffindbar. Der Zugriff wird dabei über individuelle Berechtigungsstrukturen gesteuert.

Leistungsmerkmale Workflow

  • velop Standard Produkte
  • Automatische Positionserkennung
  • Bestell- & Lieferliste inkl. Mengen aus dem ERP direkt im Workflow
  • Lieferanten, Sachkonten, KST und Kostenträger direkt aus dem ERP integriert zur Kontierung
  • Vorkontierung bei Rechnungen mit Bestellbezug
  • Manuelle Kontierungen im Workflow bei Rechnungen ohne Bestellbezug
  • Rechnungsbearbeitung unabhängig vom Standort im Browser
  • Ablage der Rechnung via Mailpostfach, Folder oder Dokumentenscan
  • Anpassungen des Workflows leicht im Standard möglich
  • Plausi Prüfungen im Workflow auf Zustände und Sperren im ERP-System
    (z.B. Lieferantensperre)
  • Ab COM 7.9 Smart Invoice embedded

Leistungsmerkmale Verbuchung

  • Rechnungen mit Bestellbezug
  • Zusatzaufwendungen
  • Bezugsnebenkostenverteilung
  • Rechnungen ohne Bestellbezug
  • Rechnungen ohne Kreditor in COM
  • Project Spesenerfassung
  • TAX Handling: COM oder Smart Invoice wählbar bei mit Bezug
  • Buchung über die COM Standardjournale => Keine weitere Schnittstelle zu IGF, Datev, etc. notwendig (stabiler Standard!)
  • Gutschriften
  • Optionaler konfigurierbarer Wareneingang bei Rechnungsprüfung
  • Cockpit zur Überwachung der Batch Verarbeitung, manuelle Buchung oder Korrektur
  • Multikontierung: Mehrere Rechnungspositionen zu einer Bestellposition mit unterschiedlichen Werten + KST + KTR

Voraussetzungen für die Installation

  • Microsoft SQL Server, mindestens in der Version 2016 (nur für den Workflow!)
    Andere Datenbanksysteme werden vom smart invoice aktuell nicht unterstützt
  • 2GB mehr Arbeitsspeicher
  • velop documents on Prem (aktuelles Current Release)
  • Aktuelles Current Release der Task App und d.velop Software manager
  • Aktuelles Current Release d.3 one
  • Stammdatenpflege in den Quellsystemen
    Erreichbarkeit der Werte mittels SQL
  • Ab InforCOM 7.x

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