Digitale Akte

Abschied vom Aktenkeller

Die grundlegende Struktur zur Speicherung und Verwaltung von Informationen ist die digitale Akte. Digitale Akten können Sie für beliebige Zwecke nutzen, beispielsweise als Personalakte, Projektakte oder Maschinenakte. Dokumente und deren Informationen aus unterschiedlichsten Quellen ordnen sich direkt in eine vorhandene Akte ein oder generieren automatisch die vorgegebene Aktenstruktur.

Das Besondere daran: Kein einziges Dokument ist mehrfach vorhanden. Der sichere Zugriff erfolgt stets auf das zentral im Archiv befindliche, unveränderbare Dokument. Und: Digitale Akten verstauben nicht!

Aber der Reihe nach: Zunächst einmal bilden digitale Dokumente die Grundlage. Das können zum Beispiel E-Mails, selbst erstellte oder eingescannte Dokumente sein. Diese werden dann zentral im digitalen Archiv abgelegt.

Neue Dokumente werden automatisiert ausgelesen und anhand ihrer Eigenschaften in bereits vorhandene digitale Akten einsortiert. Falls keine passende Akte vorhanden ist, wird auf Basis des ausgelesenen Dokuments automatisch eine neue Akte erstellt.

Die Prüfung, Bearbeitung, Freigabe oder Verteilung erfolgt durch den Sachbearbeiter direkt am Arbeitsplatz.

Ein Überblick

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Einfache und strukturierte Ablage aller Personaldokumente an einem zentralen Ort

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Beschleunigung der Personalprozesse

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Individuelle Strukturierung der Personalakten

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Integration in Ihre führende Personal Software (Varial, SAP uvm.)

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Index- und Volltextsuche

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Erfüllung aller Datenschutzrichtlinien



Tel. 02721/9838360

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info@asa-digital.de

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