d.infor documents business

Ihr leistungsstarkes Dokumentenmanagement für den Mittelstand

Mit d.infor documents business bieten Sie Ihrem Unternehmen eine flexible und effiziente Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Dieses leistungsstarke Dokumentenmanagement-System (DMS) digitalisiert und automatisiert den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente – von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur sicheren Archivierung.

Vorteile von d.infor documents business

  1. Effiziente Erfassung und Verarbeitung

Dank intelligenter OCR-Technologie erfasst d.infor documents business Dokumente automatisch, klassifiziert sie und sorgt für eine schnelle Verarbeitung.

  1. Zentrale Ablage und Zugriff

Sämtliche Dokumente werden sicher und zentral in digitalen Akten abgelegt, und berechtigte Mitarbeiter können jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen.

  1. Rechtskonforme Archivierung

Die Plattform erfüllt alle Anforderungen der GoBD und gewährleistet eine revisionssichere Archivierung. Ihre Dokumente sind lückenlos und rechtskonform gespeichert.

  1. Nahtlose Integration

d.infor documents business integriert sich perfekt in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Systeme wie InforCOM, Infor Blending, Varial oder andere Anwendungen lassen sich nahtlos anbinden, was eine durchgängige Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ermöglicht.

  1. Automatisierte Workflows

Durch die Automatisierung von Genehmigungs- und Freigabeprozessen wird die Effizienz erhöht, Fehler werden minimiert und Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

  1. Schnelle und intelligente Suche

Die intelligente Suchfunktion durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern auch Dokumenteninhalte, sodass benötigte Informationen innerhalb von Sekunden gefunden werden können.

Wie d.infor documents business Ihr Unternehmen unterstützt

  • Zeitersparnis: Dank digitaler Workflows und einer schnellen Suche sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
  • Kostenreduktion: Durch die Reduktion von Papier- und Druckkosten sowie schnellere Durchlaufzeiten wird Ihr Unternehmen effizienter.
  • Transparenz und Compliance: Alle Dokumente sind rechtskonform archiviert, jederzeit abrufbar und vollständig nachverfolgbar.

Fazit: Die smarte DMS-Lösung für den Mittelstand

Mit d.infor documents business digitalisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement einfach und effizient. Setzen Sie auf eine zukunftssichere Lösung, die nicht nur Ihre Prozesse optimiert, sondern auch Ihre Compliance sicherstellt. Starten Sie jetzt und machen Sie Ihr Unternehmen bereit für die digitale Zukunft.

Funktionsübersicht von d.infor documents business

Dokumenteneingang
(Stapelbasiertes) Scannen (Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner) Ja
E-Mail-Archivierung über Eingangs-/ Funktionspostfächer Ja
Barcodeerkennung für Eigenschaften Ja
Dokumententrennung mit Barcodes/QR-Codes1 Ja
Auslesen von xRechnungen (Typ CII und UBC) Ja
Manueller Dokumentenupload Ja
Vorlagen für Dokumentenimport Ja
Seitenbearbeitung beim Import (Drehen, Löschen, Verschieben, Trennen, Eigenschaften ergänzen) Ja
OCR-Texterkennung6 6
Automatische Ablage in der Dokumentenverwaltung Ja
Automatische Dokumententrennung bei Stapeln dank KI1 Ja
Automatische Kategorisierung von Dokumenten dank KI1 Ja
Stammdaten integrieren (Anreicherung und Wertemengen) Ja
Import per REST-API (Schnittstelle) Ja
Erstellen von Microsoft 365 Office-Dokumenten1 Ja
Dokumentenverwaltung und Archivierung
Sicherer Storage2
Versionierung und Versionsübersicht Ja
Digitale Aktenbildung (auch automatisch anhand von Dokumenteigenschaften) Ja
Statuskonzept für Dokumente und Akten Ja
Kategorien- und Metadatenverwaltung Ja
Aufbewahrungsfristen festlegen Ja
Nachvollziehbare Aktivitätenprotokollierung Ja
Bearbeitung mit Check-In & Check-Out Ja
Volltextsuche in Dokumenten (auch dank OCR) Ja
Metadatensuche Ja
Recherche in Aktenstrukturen Ja
Suchfilter Ja
Speicherbare Suchvorlagen und Suchverlauf Ja
Speicherbare Ablagevorlagen Ja
Favoritenlisten für Akten und Dokumente Ja
Automatische PDF/A-Erzeugung zur Langzeitarchivierung3 Ja
Viewer für verschiedene Dateiformate Ja
PDF-Bearbeitung (Annotationen, Markierungen, Zeichnungen, Freihandnotizen, Drehen) Ja
Notizfunktion für Dokumente und Akten Ja
Dokumente und Akten beobachten (mit Änderungsbenachrichtigung) Ja
Organisationsweite Suche in d.velop documents, Google Mail/Calendar/Drive, MediaWiki Ja
Organisationsweite Suche in Confluence, MS Exchange und MS Sharepoint, Filessystem
Workflows und Geschäftsprozesse

Aufgaben erstellen, anzeigen, zuweisen, weiterleiten, bearbeiten, erinnern oder automatisch übernehmen.

Ja

Aufgabenlisten überwachen und administrieren

Ja

Benachrichtigungen für Aufgaben

Ja

Vertretungsregeln für Dokumente und Prozesse

Ja

Integrierter Workflow-Editor für einfache Workflows

Ja

Einfache Workflows ausführen 4

Ja

Workflowüberwachung und Analyse

Ja

Massenoperationen auf Prozessinstanzen

Ja

Prozessprotokolle exportieren

Ja

Formulareditor für Workflow-Formulare

Ja

Individuelle und komplexe Workflows importieren und ausführen

Unbegrenzt

Integration und Systeme verbinden

Externe Datenquellen/Stammdaten für Validierung/Datenübernahme

Ja

Anbindung von Drittsystemen (ERP, CRM und weitere) per API

Ja

Konfigurierbare Anbindung externer Datenquellen

Ja

Office-Dokumente lokal bearbeiten und synchronisieren

Ja

Anbindung von Portalen per API 5

5

Kollaboration

Aufgaben weiterleiten

Ja

Teilen von Stapeln (Dokumentenimport)

Ja

Teilen von Suchvorlagen per Link

Ja

Teilen von Ablagevorlagen per Link

Ja

Teilen von Dokumenten per Link und E-Mail

Ja

Abwesenheitsfunktion mit Vertretungsregeln

Ja

Teilen/Freigeben von Aufgabenlisten

Ja

Elektronische Signatur1

Einfaches Teilen von Dokumenten mit Externen1

Ja

Konfiguration, Infrastruktur und Sicherheit

Webbasierter Administrationsassistent

Ja

Integrierte Benutzerverwaltung (mit Massenimport)

Ja

Rollenbasierte Berechtigungsverwaltung

Ja

Mit verschiedenen Endgeräten nutzbar (Smartphone, Tablet, PC)

Ja

Flexibel durch weitere Plattform-Services erweiterbar1

Ja

Mehrsprachigkeit und Übersetzbarkeit

Ja

Transportverschlüsselung (TLS/SSL)1

Ja

Datenverschlüsselung (AES 265-Bit)1

Ja

2-Faktor Authentifizierung

Ja

Automatische Updates

Ja

Single Sign-on (SSO)

Ja

Active Directory (AD)-Integration (via ADFS, LDAP) (mit Filterfunktion)

Ja

Authentifizierung über weitere Identity Provider (via OpenID Connect)

Ja

Native mobile App (mit Offlinenutzung)

  1. Funktion ist nur als Cloud-Service in einem hybriden System verfügbar.
  2. Cloud-Speicherplatz gilt pro Mandanten, bzw. pro gebuchtem Cloud-Archiv. Speicherplatz ist flexibel erweiterbar zu den aktuell gültigen Preisen für Cloud-Speicherplatz. Bei d.velop documents on Premises ist eine Speicherung auf dem File-System möglich. Anbindung an weitere Storage Systeme über den d.ecs storage manager kostenpflichtig möglich.
  3. Folgende Dateiformate werden in PDF konvertiert: doc, docx, dot, dotx, xls, xlsx, xlsb, ppt, pptx, pot, potx, jpeg, tif, bmp, gif, png, pdf, txt, msg, eml, zip, rar, dgix, dgia, dgim
  4. Einfache Workflows sind Workflows, die mit dem in d.velop documents integrierten Workflow und Formulareditor erstellt wurden und die aus einer linearen Abfolge von Aktivitäten bestehen
  5. Die Nutzung der offenen Schnittstelle (REST-API) im Zusammenhang mit der Anbindung von Portalen durch den Kunden und die damit verbundene Nutzbarmachung von Dokumenten für Benutzer ohne d.velop documents Zugang ist zahlungspflichtig.
  6. OCR Erkennung im Zusammenhang mit dem kostenpflichtigen Modul d.Infor batch OCR

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